Pracovní skupina Krajského úřadu Libereckého kraje k novému správnímu řádu

Metodické stanovisko č. 21

Umožňuje § 38 správního řádu i zasílání kopií spisu oprávněným osobám?

Právo účastníka, jejich zástupců či jiných osob na to, aby jim správní orgán podle  § 38 odst. 4 správního řádu  pořídil kopie spisu nebo jeho části, neznamená pro správní orgán zákonnou povinnost doručovat jim takto pořízené kopie. 
V žádném případě nelze doručovat prostřednictvím faxu nebo mejlu (vyjma doručování v režimu zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu), protože takto nelze zajistit doručení pouze oprávněnému adresátu.
V ostatních případech (zejména na doručenku do vlastních rukou) záleží na správní úvaze oprávněné úřední osoby s přihlédnutím ke konkrétní situaci žadatele.     

Podle § 38 odst. 4 má oprávněná osoba (podle § 38 odst. 1 a odst. 2) právo nahlížet do spisu a právo na to, aby jí správní orgán pořídil kopie spisu nebo jeho části. Neznamená to však, že správní orgán by měl zákonnou povinnost zajistit i doručení takto pořízené kopie. Naopak dikce zákona předpokládá osobní účast příslušné osoby především při nahlížené do spisu a činění si výpisů z něj,  a pouze jako dodatková „služba“ správního orgánu navíc je zákonem dána povinnost pro správní orgán pořídit kopii spisu.  Není tudíž výslovnou a vynutitelnou zákonnou povinností správního orgánu zajistit doručení kopie spisu oprávněné osobě. Ale na druhou zřejmě nic také nebrání v rámci naplnění  zásady „veřejné správy jako služby“ v konkrétním a nějak odůvodněném případě (např.imobilita oprávněné osoby) správnímu orgánu, aby šel nad svoji zákonnou povinnost a kopii mu na jeho žádost třeba i doručil.  Musí však vždy přísně zajistit, aby se ona kopie dostalo do rukou výhradně konkrétní oprávněné osobě. Nelze tak v žádném případě použít faxu ani běžného mejlu (vyjma doručování v režimu zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu) , ale doručení na doručenku do vlastních rukou. 
V každém případě však musí být předem splněna zákonná  povinnost uhradit příslušný správní poplatek podle zákona č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích (viz metodické stanovisko č. 7)

JUDr. Jiří   N ě m e c , v. r. 
vedoucí pracovní skupiny